Oikean toimistotilan löytäminen - Opas yrityksellesi sopivaan toimistoon

Budjetti:

Laatikaa kokonaisbudjetti uuden toimistotilan hankintaa varten. Älkää laskeko mukaan ainoastaan vuokraa, vaan ottakaa huomioon myös seuraavat asiat:

• Muuttokustannukset: Tähän sisältyvät toimistokalusteiden ja laitteiden kuljetuskustannukset, mahdolliset muuttofirman kustannukset, pakkausmateriaalit ja -palvelut sekä kalusteiden ja tekniikan purku ja asennus. Suuremmassa muutossa voi tulla lisäkustannuksia tavaroiden varastoinnista muuton aikana.
• Remontit ja mukautukset: Ottakaa huomioon mahdolliset remontointi- ja rakennuskustannukset tilan mukauttamiseksi tarpeisiinne. Tämä voi sisältää maalaustöitä, lattian vaihtoa, seinien tai osioiden asennusta, sähkö- tai LVI-järjestelmien päivitystä ja mahdolliset muutokset työympäristövaatimusten täyttämiseksi. Jos tila on vanhempi, voi olla tarvetta päivittää tai korjata rakenteellisia osia, kuten ikkunoita tai ovia.
• Uudet kalusteet ja tekniikka: Budjetoikaa kalusteiden, kuten työpöytien, tuolien, säilytysratkaisujen ja kokoushuoneiden kalusteiden, hankinta. Voi myös olla tarpeen päivittää tai ostaa uutta tekniikkaa, kuten tietokoneita, tulostimia, puhelimia, projektoreita ja muita tuottavan työympäristön edellyttämiä laitteita. Älkää unohtako kaapeleita, latausasemia ja muuta infrastruktuuria.

Neuvo: Pidä aina puskuria odottamattomien kulujen varalta. Lisämarginaali kattaa kaiken rakennusmateriaalien hinnannoususta odottamattomiin mukautuksiin, joita saattaa ilmetä remontin tai muuton aikana. Näin voitte selvitä mahdollisista yllätyksistä ylittämättä alkuperäistä budjettianne.

Maantieteellinen sijainti - Missä toimiston tulisi sijaita?

Maantieteellinen sijainti on tärkeä tekijä toimistotilaa valittaessa, sekä työntekijöiden että asiakkaiden kannalta. Pohtikaa, onko tärkeää, että tila sijaitsee lähellä julkista liikennettä, onko siellä pysäköintimahdollisuuksia tai tarvitaanko tilaa pyöräpysäköintiin. Lisäksi osoite voi vaikuttaa yrityksen imagoon, joten on tärkeää pohtia, miten sijainti heijastaa brändiä ja millaisia viestejä se lähettää sekä työntekijöille että ulkopuolisille.

Kuinka moni työntekijä vaikuttaa tilan valintaan?

Aloittakaa kartoittamalla nykyisten työntekijöiden määrä ja pohtikaa tulevaisuutta.

• Suunnitteletteko kasvavanne lähivuosina? Uuden toimistotilanne tulee sopia nykyiselle henkilöstölle, mutta sen on myös annettava tilaa laajentumiselle.
• Onko teillä hybridityötä, joka vaikuttaa siihen, miten toimistoa käytetään? Tarvitseeko jokainen oman työpisteen vai voitteko panostaa joustaviin ratkaisuihin?

Esimerkki: Pienempi toimisto, jossa on vapaa sijoittelu, voi olla kustannustehokas ratkaisu yrityksille, joissa monet työskentelevät etänä.

Kuinka suuren tilan tarvitsette?

Määrittääksenne toimistotilanne koon, ottakaa lähtökohdaksi työntekijöiden määrä ja laskekaa, kuinka paljon tilaa jokainen henkilö tarvitsee. Standardimitta on 15 neliömetriä per henkilö, mutta tämä voi vaihdella kalusteiden, työpisteen tyypin ja erityistarpeiden mukaan. Jos suunnittelette tilaa, jossa on suuria yhteisiä alueita tai optimoitu pohjaratkaisu, yksilöllisten alueiden tarve vähenee. Harkitsemalla huolellisesti työnkulkuanne ja sitä, miten tilaa käytetään, voitte luoda tehokkaan ja toimivan toimistoympäristön.

Tarvitsetteko kokoushuoneita tai hiljaisia tiloja?

Hyvin toimiva työympäristö vaatii tasapainon avoimien tilojen (yhteistyötä varten) ja erillisten huoneiden (keskittymistä ja kokouksia varten) välillä. Pohtikaa seuraavia asioita, kun suunnittelette tilaa:

• Kartoittakaa kokoustarpeenne: Kuinka monta kokousta pidetään päivittäin? Onko teillä pääasiassa sisäisiä, ulkoisia tai hybridikokouksia? Tarvitsetteko suuria konferenssihuoneita vai pienempiä kokoushuoneita?
• Luokaa vaihtelua: Suunnitelkaa erilaisia tiloja - pieniä huoneita yksittäisille puheluille, keskikokoisia huoneita tiimikokouksille ja suurempi konferenssihuone työpajoja tai esityksiä varten.
• Tarvitsetteko hiljaisia tiloja: Pohtikaa, tarvitsetteko "hiljaisia huoneita" tai "podeja" pienempiä digitaalisia kokouksia varten tai kun työntekijä tarvitsee keskittyä. Ovatko ne suojattuja melulta avoimissa tiloissanne? Lue lisää hiljaisista tiloista
• Panostakaa joustavuuteen: Voiko joitakin huoneita käyttää useaan tarkoitukseen? Onko mahdollista luoda väliaikaisia tiloja tarpeen mukaan? Esimerkiksi lounashuone voi toimia myös konferenssihuoneena.
• Ottakaa työntekijät mukaan: Kysykää työntekijöiltänne, mitä heidän mielestään nykyisessä työympäristössänne puuttuu. Tämä antaa arvokkaita oivalluksia muuttoa varten.

Lataa työntekijäkyselymme malli.

Avoin vai suljettu toimistoympäristö - mikä sopii teille?

Keskustelkaa avointen ja suljettujen toimistoympäristöjen eduista ja haitoista. Avoimet tilat edistävät yhteistyötä, kun taas suljetut toimistot tarjoavat enemmän keskittymistä ja rauhaa. Vai haluatteko yhdistelmän? Monet yritykset valitsevat nykyään aktiviteettipohjaisia toimistoja, joissa eri alueet mukautetaan työtehtävien mukaan. Lue lisää joustavista ratkaisuista.

Tekniikka ja infrastruktuuri – mitä tarvitsette?

Varmistakaa, että tila täyttää tekniset vaatimuksenne tuottavan ja tehokkaan työympäristön luomiseksi. Pohtikaa seuraavia asioita:

• Internet-yhteys: Onko saatavilla nopea ja vakaa internet-yhteys, joka pystyy käsittelemään sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän tarpeet?
• Pistorasiat ja verkkoyhteydet: Onko pistorasioita ja verkkoyhteyksiä riittävästi kaikille työntekijöille ja tarvittaville laitteille? Suunnitelkaa riittävästi pistokkeita jokaiseen työpisteeseen ja yhteisiin tiloihin.
• Mukauttaminen uuteen tekniikkaan: Tarvitseeko tilaa mukauttaa uutta tekniikkaa varten, kuten älykkäitä työpöytiä, videoneuvottelulaitteita tai muita kehittyneitä ratkaisuja varten? Voi olla tarpeen asentaa kaapelointi kokoushuoneisiin tai asentaa erityisiä ääni- ja kuvajärjestelmiä varmistaakseen, että tekniikka toimii sujuvasti kaikilla työskentelyalueilla.