Find det rette kontorlokale – en guide til det rigtige kontor for din virksomhed

Budgetmæssige overvejelser

Lav et samlet budget for investeringen i dit nye kontorlokale. Det er vigtigt ikke kun at fokusere på huslejen, men også at medregne følgende poster:

• Flytteomkostninger: Omfatter transport af kontormøbler og -udstyr, eventuelle udgifter til flyttefirma, emballering og pakning samt demontering og genmontering af møbler og teknologi. Ved større flytninger kan der desuden opstå ekstra omkostninger til midlertidig opbevaring.

• Renovering og tilpasning: Overvej udgifter til renovering og byggetilpasning, så lokalet matcher virksomhedens behov. Det kan inkludere maling, gulvudskiftning, opsætning af vægge eller skillevægge, opgradering af el- og VVS-installationer samt tilpasninger for at opfylde arbejdsmiljøkrav. I ældre lokaler kan der også være behov for reparation eller opgradering af vinduer, døre eller andre bygningsdele.

• Nye møbler og teknologi: Afse budget til indkøb af skriveborde, stole, opbevaringsløsninger og møbler til mødelokaler. Der kan også være behov for at investere i ny eller opgraderet teknologi som computere, skærme, printere, telefoner, projektorer og andet nødvendigt udstyr. Husk også kabler, ladestationer og øvrig teknisk infrastruktur.

• Buffer til uforudsete udgifter: Sørg altid for at indregne en buffer til uventede omkostninger, som kan opstå undervejs i flytte- eller renoveringsprocessen. En sikkerhedsmargin giver plads til fx prisstigninger på materialer eller nødvendige justeringer, uden at budgettet skrider.

Geografisk placering – hvor skal kontoret ligge?

Placeringen af kontoret er en vigtig faktor for både medarbejdere og kunder. Overvej, om det er afgørende med nærhed til offentlig transport, adgang til parkeringsfaciliteter eller mulighed for cykelparkering. Adressen har også betydning for virksomhedens image, så det er værd at overveje, hvordan beliggenheden understøtter brandet, og hvilke signaler den sender til både medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere.

Hvor mange medarbejdere påvirker valget af lokaler?

Start med at kortlægge det nuværende antal medarbejdere – og tænk samtidig fremad:

• Planlægger I vækst i de kommende år? Kontorlokalet bør kunne rumme både den nuværende organisation og fremtidig udvidelse.
• Arbejder I hybrid, og påvirker det, hvordan kontoret bruges? Har alle behov for faste arbejdspladser, eller kan fleksible løsninger dække behovet?
  

Eksempel: Et mindre kontor med fleksible arbejdspladser kan være en omkostningseffektiv løsning for virksomheder, hvor mange medarbejdere arbejder eksternt eller på skift.

Hvor stort kontor har I brug for?

For at fastlægge størrelsen på jeres kontorlokale bør I tage udgangspunkt i antallet af medarbejdere og beregne, hvor meget plads hver person har behov for. En tommelfingerregel er cirka 15 kvadratmeter pr. medarbejder, men dette kan variere afhængigt af indretning, arbejdspladstype og jeres specifikke behov.

Planlægger I kontorlokaler med større fællesarealer eller en mere optimeret indretning, kan behovet for individuelle arbejdspladser reduceres. Ved nøje at overveje jeres arbejdsprocesser og hvordan arealerne anvendes, kan I skabe et effektivt og funktionelt kontormiljø.

Har I behov for møderum og stillezoner?

Et velfungerende arbejdsmiljø kræver en god balance mellem åbne områder til samarbejde og afskærmede rum til fordybelse og møder. Overvej følgende, når I planlægger jeres lokaler:

• Kortlæg jeres mødebehov: Hvor mange møder afholdes dagligt? Er der primært tale om interne, eksterne eller hybride møder? Har I behov for store konferencerum eller mindre mødelokaler?

• Skab variation: Planlæg en kombination af små rum til én-til-én-samtaler, mellemstore rum til teammøder og et større konferencerum til workshops eller præsentationer.

• Behov for stillezoner: Overvej om I har behov for stille rum eller såkaldte “pods” til mindre digitale møder eller perioder med høj koncentration. Er disse områder tilstrækkeligt afskærmede fra støj og uro fra åbne kontorarealer?

• Tænk i fleksibilitet: Kan nogle rum anvendes til flere formål? Er der mulighed for at etablere midlertidige løsninger efter behov? For eksempel kan frokostområdet også fungere som mødelokale.

• Inddrag medarbejderne: Spørg jeres medarbejdere, hvad de savner i det nuværende arbejdsmiljø. Det giver værdifuld indsigt og et bedre grundlag for beslutninger forud for en flytning.
  

Download vores skabelon til medarbejderundersøgelse

Åbent eller lukket kontorlandskab - hvad er det rigtige for jer?

Diskuter fordele og ulemper ved åbne og lukkede løsninger. Åbne landskaber fremmer samarbejde, mens lukkede kontorer spirer fokus og ro. Eller vil du have en kombination? Mange virksomheder vælger i dag aktivitetsbaserede kontorer, hvor forskellige områder er tilpasset deres opgaver. Læs mere om fleksible løsninger

Teknologi og infrastruktur - hvad har I brug for?

Sørg for, at lokalerne opfylder dine tekniske behov for at skabe et produktivt og effektivt arbejdsmiljø. Overvej følgende:

• Internetforbindelse: Er der adgang tilhurtigt og stabilt internet, som kan håndtere både interne og eksterne kommunikationsbehov?
• Stikkontakter og netværksforbindelser: Er stikkontakter og netværksforbindelser tilstrækkelige til alle dine medarbejdere og det nødvendige udstyr? Planlæg for nok afsætningsmuligheder i hver arbejdsstation og fællesarealer.‍
• Tilpasning til nye teknologier: Skal rummet tilpasses nye teknologier, såsom smarte skriveborde, videokonferenceudstyr eller andre avancerede løsninger? Det kan være nødvendigt at indbygge kabler i rum eller installere specielle lyd- og videosystemer for at sikre problemfri drift af teknologien i alle arbejdsområder.